Moderne und bürgernahe Sachbearbeitung mit Hilfe digitaler Akten: Dieses Ziel strebt das Regionalbüro Ingolstadt des Bezirks Oberbayern an. Ab 1. Januar 2023 wickelt es seine Sachbearbeitung komplett über ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) ab. Papierakten sind damit passé.
„Das DMS ist ein wichtiger Schritt hin zur Digitalisierung unserer Verwaltung. Ich freue mich, dass wir unser Regionalbüro in Ingolstadt zum Jahreswechsel in das DMS aufnehmen“, sagte Bezirkstagspräsident Josef Mederer. „Für die Bürgerinnen und Bürger bedeutet das mehr und besseren Service. Die Daten sind künftig für alle Sachbearbeitenden schneller verfügbar. Das ist gut und wichtig, um die Anliegen der Menschen, die von uns Leistungen erhalten, kompetent zu bearbeiten.“
Einheitliche Adresse
Mit der Einführung der digitalen Sachbearbeitung gibt es für die Korrespondenz mit dem Regionalbüro eine neue Adresse: Der Bezirk bitte die Bürger der Region 10, ihre Post künftig direkt an den Bezirk Oberbayern, 80535 München zu senden. Dort werden die Schriftstücke digital erfasst und in die elektronische Akte aufgenommen. Falls Personen ihre Post trotzdem noch persönlich beim Regionalbüro vorbeibringen, ist für den regelmäßigen Postaustausch mit der Bezirksverwaltung in München gesorgt.
Das Regionalbüro besteht seit 2008. Mit aktuell 21 Beschäftigten ist es für Leistungen der Eingliederungshilfe für Menschen mit Behinderungen in der Stadt Ingolstadt sowie den Landkreisen Eichstätt, Neuburg-Schrobenhausen und Pfaffenhofen zuständig. 2021 hat es die Anliegen von 2.900 Personen bearbeitet, die vom Bezirk Leistungen der Sozialhilfe in Höhe von rund 107 Millionen Euro erhalten haben.
Servicestelle und Beratung vor Ort
Mit der elektronischen Akte ändert sich am Prozess der Antragstellung nichts. Die Formulare stehen – wie bisher – auf der Homepage des Bezirks Oberbayern (www.bezirk-oberbayern.de/Service/Formulare) zum Herunterladen. Für Neuanträge können sich die Bürger direkt an die Servicestelle des Bezirks Oberbayern (www.bezirk-oberbayern.de/Servicestelle) wenden. Auch die Beratung vor Ort (www.bezirk-oberbayern.de/Beratung-vor-Ort), die es in der Region 10 in den drei Landkreisen sowie der Stadt Ingolstadt gibt, unterstützt ratsuchende Menschen. Bei bereits laufenden Verfahren wenden sich die betroffenen Personen wie bisher direkt an ihre Sachbearbeitung.
Stichwort DMS
Im Lauf des Jahres 2023 werden alle 850 Mitarbeitenden der Sozialverwaltung des Bezirks auf die Arbeit mit der E-Akte umgestellt. Ein DMS dient der Verwaltung elektronischer Dokumente in einer Datenbank. Es ermöglicht eine standardisierte und strukturierte Ablage von Schriftstücken aller Art. Akten sind damit orts- und zeitunabhängig verfügbar. Gerade im Hinblick auf moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice, mobiles Arbeiten oder Desksharing ergibt sich dadurch mehr Flexibilität. Darüber hinaus wird der fachliche Austausch über beantragte und gewährte Leistungen für Menschen mit Behinderungen oder pflegebedürftige Personen erleichtert.
